Työilmapiiri on käsitteenä ja käsiteltävänä asiana hieman abstrakti, mutta käytännössä hyvinkin näkyvä ja konkreettinen. Esimerkiksi organisaatiossa vierailevan asiakkaan on useimmiten helppo aistia työpaikan työilmapiiriä jo lyhyenkin vierailun aikana. Samoin työpaikan työntekijät tunnistavat todennäköisesti hyvin helposti niin hyvät kuin korjausta vaativat asiat.

Työilmapiirin vaikutus yksilön ja organisaation tuloksentekokykyyn on valtava. Varsinkin esimiehen rooli on keskeinen. Hyvällä esimiestyöllä on mahdollista lisätä tuottavuutta. Toisaalta huonolla esimiestyöllä henkilöstötuottavuus on tutkimusten mukaan vaarassa jopa puolittua (Aura). Ei siis ole aivan sama miten asioita teemme. Hyvän työilmapiirin rakentaminen onkin lopulta koko henkilöstön vastuulla. Sen verran suuri vaikutus jokaisella on. Työilmapiirin onkin katsottu olevan keskeinen osa organisaation kulttuuria ja siten myös muokattavissa.

Psykologinen turvallisuus

Psykologinen turvallisuus tarkoittaa sitä, että jokaisella on tosiasiallinen mahdollisuus, ja lupa ilman pelkoa nostaa esille niin hyviä kuin korjattavia asioita.Kyse on lopulta tiimin jäsenten uskomuksesta siitä, että työpaikalla ihmiset kunnioittavat toisiaan ja välittävät toisistaan (Edmondson). Tuottavuutemme on hyvinkin riippuvaista siitä, että meillä on olemassa sosiaalinen tuki työn tekemiseen sekä välineet ja tahto työssä syntyneiden ongelmien käsittelyyn. Nykytilan selvittämiseksi jokainen voikin kysyä itseltään, uskallanko antaa työpaikallani rehellistä palautetta, kuunnellaanko mielipiteitäni, vastaanotetaanko palautteeni asiallisesti ja onko työpaikka ylipäätään valmis palautteen vastaanottamiseen.

Yhtenä keskeisimmistä työkaluista psykologisen turvallisuuden rakentamisessa toimivat yhdessä rakennetut työpaikan pelisäännöt, joilla luodaan sisäistä normistoa keskinäiselle vuorovaikutukselle työpaikalla. Psykologinen turvallisuus on käytännössä erittäin vaikuttavaa, sillä sellaisessa työilmapiirissä työskenteleminen on erinomaisen palkitsevaa ja samalla tehokasta ja tuottavaa, etenkin silloin kun siihen yhdistyy hyvä suorituksen johtaminen. Psykologisen turvallisuuden varmistaminen onkin vaikuttavin tapa luoda menestyvä huipputiimi (Google/Aristotle).

Psykologinen turvallisuus on käsitteenä hyvin looginen. Jokainen tunnistaa itsessään sen, että toisilla ihmisillä on vahva vaikutus itseen, oli kyse sitten positiivisesta tai negatiivisesta vaikutuksesta. Varsinkin huonosti kohdeltuina reagoimme nopeasti itsekin kielteisellä tavalla ja tilanteen jatkuessa liian pitkään samanlaisena, tulemme ajan myötä ajetuksi pitkäkestoiseen stressitilaan, jossa työkyvyn heikkeneminen tai pahimmillaan jopa sen menettäminen on käytännössä lähes väistämätöntä. Organisaatiotasolla huono käytös tuottaa vihamielisen ilmapiirin ja vaikuttaa varsin nopeasti työn laatuun. Hyvin kohdeltuina ja tuettuina olemme vahvimmillamme, työt sujuvat hyvin ja työpaikalla on helppo työskennellä. Tämä näkyy myös saavutetuissa tuloksissa positiivisesti. Hyvä käytös suojaa tehokkaasti työyhteisöä uupumukselta ja ehkäisee merkittävästi turhien sairauspoissaolojen syntymistä.

Riittävän terve työyhteisö

Työyhteisö on todella harvoin täydellinen, eikä sellaisen vaatiminenkaan ole kovinkaan armollista. Puhutaankin riittävän terveestä työyhteisöstä. Riittävän terveelle työyhteisölle on määritelty muutamia keskeisiä elementtejä (mukaillen Aro):

  • Organisaation tavoitteet on määritelty selkeästi
  • Organisaation toiminta on kaikissa asioissa työlähtöistä
  • Organisaatiolla on hyvä, käytännön tasolla toimiva ja yhteisesti ymmärretty arvoperusta
  • Jokainen tunnistaa oman roolinsa ja omat tehtävänsä
  • Työtä pystytään tekemään häiriöttä. Tämä tarkoittaa sitä, että työntekoa edistävät tekijät pyritään maksimoimaan ja estävät tai häiritsevät tekijät minimoimaan.
  • Työtä ja toimintaa arvioidaan yhdessä jatkuvasti. Löytyneet toimimattomuudet ja häiriöt poistetaan tai niiden negatiiviset vaikutukset minimoidaan mahdollisimman nopeasti. Hyvistä käytänteistä ja lopputuloksista sekä virheistä ja toimimattomuuksista opitaan myös yhteisöllisesti. Ajatus pitääkin sisällään jatkuvan oppimisen periaatteen niin yksilö- kuin yhteisötasolla
  • Työhyvinvoinnista pidetään kaikin tavoin huolta
  • Johtamistapa perustuu onnistumisen tukemiseen
  • Onnistunut ja laadukas viestintä

Työilmapiiri on aina seuraus työpaikan olosuhteista. Nopeimmin työilmapiirin parannustoimiin päästäänkin muuttamalla olosuhteita. Syyllisten etsiminen tuottaa vain harvoin osumia. Näitäkin tilanteita tietysti joskus (onneksi harvoin) on. Tällöin hankalien tilanteiden käsittelyn hallinta ja uskallus toimia näissä tilanteissa on hyvä lähtökohta. Nämäkin prosessit on hyvä kirjata talteen ja henkilöstön saataville, sen verran tiukkoihin tilanteisiin niitä käsitellessään saattaa itse kukin joutua. Hoitamattomina ongelmilla on tapana laajentua ja niiden korjaamisen mahdollisuudet heikentyä taI pahimmillaan estyä kokonaan. Hyvänä työvälineenä nopeaan käsittelyyn toimii varhaisen puuttumisen/ varhaisen tuen malli. Keskeistä on siis se, että puututaan varhain ja tuetaan nopeasti.

Olosuhteiden muuttaminen onkin lähes aina työn tekemiseen liittyvää konkreettista kehittämistyötä, jonka avulla toimimattomuudet muutetaan toimivuuksiksi. Muuttaminen kohdistuu tällöin rakenteisiin ja käytänteisiin, joita on lopulta varsin helppoa muokata. Eli kyse on työilmapiiriin vaikuttavien tekijöiden muokkaamisesta. Hyvä nyrkkisääntö on, että tilanteen korjaaminen kannattaa aloittaa rakenteista. Loppu on sitten ihmisten välisten suhteiden kohdilleen ruuvaamista. Molemmista on huolehdittava.

Työilmapiirin kehittäminen

Jotta tietäisimme miten meillä menee, on syytä selvittää tilanne aika ajoin. Esimiehille on lainsäädännössä määritelty melko tiukat selvillä olon ja viivytyksettömän toiminnan vaateet, joten parin vuoden syklillä toteutettu kysely ei sellaisenaan tuota riittävää näkymää todellisuuteen. Tämä selvillä olon vaatimus voidaan ratkaista monellakin tavalla. Usein helpointa on joko kysyä tilanteesta henkilöstöltä säännöllisesti useammin tai sitten rakentaa systemaattisesti organisaation kulttuuria, luottamusta, rakenteita ja käytänteitä sellaisiksi, että myös negatiivisiksi koetut asiat nousevat automaattisesti käsittelyyn ja parantamistoimien kohteeksi. Hyvää työilmapiiriä ei voida rakentaa ilman yhteistä, määrätietoista ja johdonmukaista faktoihin perustuvaa jatkuvaa kehittämistyötä. Muistettava on eritoten se, että kun kehittämiskohteita havaitaan, ne myös hoidetaan asianmukaisesti ja viivytyksettä. Tällä tavalla luodaan luottamusta rakennetun järjestelmän toimivuuteen ja varmuus siitä, että työpaikalla on hyvä ja helppo työskennellä tuottavasti psykologisesti turvallisessa ilmapiirissä.

Ari Koivuniemi

Triforma Oy